software gestión documental

Un negocio genera una gran cantidad de documentación al mes: informes, facturas, presupuestos, documentos de trabajo, contratos, albaranes, recibos, etc.

Abstenerse de llevar a cabo una gestión documental eficiente conduce a que todos esos documentos se acumulen, se pierdan o se vuelvan inaccesibles.

Por qué es importante llevar una buena gestión documental

Lo que no sabemos dónde está, es como si no existiera. Y para saber dónde están las cosas, éstas deben estar correctamente ordenadas. Porque cuanta más información se acumula, más difícil es llevar a cabo cualquier búsqueda de información.

Hoy día tenemos que enfrentarnos a un problema diferente que en el mundo del papel; los documentos digitales indebidamente ordenados también se pierden, se borran o resultan dañados debido a múltiples razones (por ejemplo, la acción de un virus informático o un troyano).

Las grandes y medianas empresas tienen esto muy claro, pero no siempre sucede con los pequeños negocios. Muchas veces, la falta de experiencia o el exceso de trabajo conduce al empresario a no dar la debida importancia a este tipo de aspectos administrativos y organizativos. Pero son esenciales para el buen funcionamiento de la empresa. Y si no, al tiempo.

La gestión documental y la seguridad

Llevar una buena gestión documental no sólo está relacionado con llevar una buena clasificación de los documentos, sino también procurar su protección. Muchos software de gestion documental en la nube incluyen sistemas que realizan copias de seguridad automatizadas, de modo que ante cualquier peligro pudiéramos siempre recuperar nuestros documentos.

Además, siempre hay que recordar que es mucho más difícil para un ciberdelincuente burlar los sistemas de seguridad de potentes servidores que conseguir borrar unos archivos de tu disco duro a través de algún truco de ingeniería social.

Sólo tienen que conseguir que te bajes cierto archivo en tu computadora, bajo cualquier excusa, lo que le permitiría tener acceso remoto a tu ordenador y llevar a cabo las operaciones que quisiera.

Aunque nuestro enemigo no siempre puede ser un desconocido a kilómetros de distancia de nosotros, sino un antiguo empleado que quiere hacernos una faena antes de irse.

En todo caso, la gestión documental adecuada implica velar por su seguridad. Si no lo hacemos nosotros, corremos el riesgo de perder documentación importante que luego podríamos necesitar en un proceso judicial o cualquier tipo de circunstancia. Normalmente, cuando desaparecen documentos, muchas veces no es por casualidad y su desaparición tiene implicaciones legales.

¿Eres consciente de la importancia de llevar una buena gestión documental en tu negocio?

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